秘書になるには多くの資格が存在しますが、その中でもポピュラーなのが『秘書技能検定試験』、いわゆる”秘書検定”です。
秘書とは会社の社長や必要としてくれる人のもとで、スケジュールの管理や電話などの庶務に関することを全般にわたってこなすことが仕事です。
『秘書検定』の資格を取得することで就職に有利となることがありますが、試験の対策や勉強法、筆記試験や面接でどんなことが問われるかをご紹介します！
秘書は何をするの？
ドラマやマンガなどで「秘書」として働く人を目にする機会は多いかと思いますが、実際にどんなことをしているのでしょうか？
社長や役員などを、陰に日向に支える立場の秘書について見ていきましょう。
秘書に適している人が選ばれる
秘書は、新入社員として直ぐさま採用されるということは少なく、一般の社員と同じように企業に入社し、その後の活躍ぶりなどから秘書として抜擢されるケースが多いです。
秘書は、社長や役員など重要な地位についている人の身近なところにいて、スケジュールを管理したり、電話や来客の対応などをしています。
秘書になるために必須の資格などはありませんが、文部科学省が認定している『秘書技能検定』（秘書検定）の資格を持っていると就職に有利となることがあります。
秘書検定とは？
まず、”秘書検定”がどのような試験なのかを確認しましょう。
秘書検定とは、『マナー』や『一般常識』についてはもちろんのこと、お客様に対する接客のスキルを指す『接遇』、『職務知識』が問われます。
試験は1〜3級がありますが、準1級以上を取得していると就職にかなり有利に働くと言われています。
秘書検定は民間資格で、メインとなっている試験は筆記です。
その中でも1級と準1級の筆記試験に合格した人は、その後は面接の試験もあります。
勉強時間は？
秘書検定を受験するにあたり、独学で合格したという人は「およそ30時間」ほどの勉強時間で合格できる可能性は十分にあると話しています。
それぞれのライフスタイルがあるかと思いますが、1日に30分〜1時間ほどを勉強の時間に充て、試験の1ヶ月くらい前からしっかりと学習すれば間に合うとしています。
では、試験に有効な勉強法や対策はどのようなものがあるのでしょうか？
筆記試験におすすめの勉強法
秘書検定に関するテキストや参考書は多く販売されていますが、それ以外での勉強法ももちろんあります。
まずは筆記試験の対策から見ていきましょう。
過去問題にチャレンジ
秘書検定には公式のサイトがあり、その中に過去問題にチャレンジできる項目があります。
3級から1級まですべての過去問題があり、「秘書の仕事で心がけること」「名刺の正しい取り扱い方」「伝言メモの書き方」など、様々なパターンに応じた問題があります。
過去問題に目を通すことで、自分のレベルに合った試験はどれなのかも分かると思われます。
秘書検定のスマホアプリを利用する
有料ではありますが、『パブロフ秘書検定2級』というスマホアプリは活用して損はないと合格者は語っています。
このアプリのすごいところは問題の数が豊富にあることと、間違えてしまった問題や自分がチェックを付けた問題は再び学習し直せるなど機能が充実していることです。
そして、間違えてしまった問題に関しては「なぜ間違っているのかを解説してくれる」のです。これは有難い機能ですね。
スマートフォンを操作しながら行うため、テキストや参考書と違って大きさを気にせずどこでも使えるところも良いですね。
学生のみならず、勉強する時間があまり取れない社会人の方にとてもおすすめです。
用語を覚える対策をする
テキストや問題集を読み込むことも大切ですが、秘書検定の筆記試験においては「敬語」や「接遇の用語」などをしっかりと覚えておきましょう。
何度も記述して覚えることも大切ですが、敬語の言い換えなどを覚えるには声に出した方が暗記しやすいと合格者はアドバイスしています。
挨拶状やお礼状を出す際も「季節の挨拶の言葉」がたくさんあります。これら1月から12月まですべての挨拶の言葉を書き、自分なりに覚える対策をしておきましょう。
「折れ線グラフ」や「円グラフ」なども同様です。
面接試験の対策は？
続いて、面接試験の対策について見ていきましょう。
1級と準1級の筆記試験に合格した人のみが面接試験となりますが、一体どんなことに気をつければ良いのでしょうか。
対策講座を受講する
面接の対策講座は、主に配布されるもののレジュメを元にしています。
どのようなことが評価のポイントになるのか、言葉の言い回しや発声の仕方を、実際の面接試験に携わっている講師の先生方にアドバイスしていただけます。
講座では「間違えても減点されないポイント」や「どんなところが評価の対象になるのか」というヒントも感じ取ることができます。
テキストや参考書などでも、面接を受ける際の身だしなみや言葉の言い回しについて細かく記載しているものがあります。
書籍も参考にしながら、緊張しやすい方や、当日の面接の雰囲気を感じておきたい方はぜひ受講することをおすすめします。
家でもできる面接の練習は？
面接の対策講座は有料のため、できればあまりお金をかけずに練習したいという方もいると思われます。
対策講座に参加したからと言って、必ず秘書検定に合格できるわけではありません。では、家でもできる練習方法をご紹介します。
まず、普通の鏡か姿見の前で、自分の顔を映しながら話す時の表情や身体が揺れていないか、頭を無駄に振っていないかなどをチェックしましょう。
明るい人は好印象を持たれやすいですが、評価のポイントにも「明るさ」が含まれています。
そのため、歯が少し見える状態の笑顔でハキハキと話すことを心がけると良いです。
また、声のボリュームは聞き取りやすさが重視されます。大きすぎても小さすぎてもいけません。
相手に一番伝わりやすい声の大きさを研究しましょう。
落ち着いて丁寧に答えよう
面接の試験では文章を2分で暗記し、報告や文章を見て状況に応じた対応をするという項目があります。
これは瞬発的にどれほど暗記ができるのかを競ったり、どれほど頭の回転が速いかを見ているわけではありません。
頭から言葉が抜け落ちてしまったり、間違えてしまったとしても最後まで笑顔で伝えきることが大切です。
秘書検定についてのまとめ
秘書検定はどの級においても筆記試験がありますが、1級と準1級のみは筆記試験に合格すると面接の試験もあります。
筆記試験はテキストや参考書、スマホアプリなどを駆使することで乗り切ることができるでしょう。
面接試験については、対策講座が有料であるものの、本番の試験を担当している試験官が講師となるのでたいへん勉強になります。
現在仕事をしている人も、就職活動をしている人にも使える資格なので、自分のレベルにあった級から受験してみることをおすすめします。
